Projectmanagement binnen de gemeente

In 2007 zijn drie gemeentelijke organisaties gefuseerd en opgegaan in een nieuwe gemeente. Deze fusie heeft een herhuisvesting tot gevolg. Het doel was de drie gemeentelijke organisaties te herschrikken voor de fusiedatum, over de 8 bestaande kantoorlocaties. Een projectorganisatie is opgezet om zorg te dragen voor het harmonisatieproces, waarin de drie afzonderlijke organisaties tot één organisatie dienden samen te smelten. Na het doorlopen van diverse bestuurlijke besluitvormingstrajecten is de voorkeur uitgegaan naar het realiseren van een nieuw stadskantoor. Dit betekende dat er op korte termijn gebruik moest worden gemaakt van de drie bestaande kantoorlocaties in de drie gemeenten. Dit leidde tot de behoefte om een externe projectmanager in te schakelen voor het begeleiden van dit herhuisvestingproject.

De rol van Facilicom Facility Solutions

De projectleider had de rol van coördinator van de werkgroep en tevens het eerste aanspreekpunt voor de organisatie. Zij werd ondersteund door de leden van de werkgroep die werkzaam zijn binnen de gemeenten. De projectleider was verantwoordelijk voor de juiste coördinatie en uitvoering van (voorbereidings) werkzaamheden voor de herhuisvesting.

De opdrachtformulering

 Doel van deze opdracht was de voorbereiding van de verhuizing en de realisatie van de huidige gemeenten, welke een nieuw gemeentelijk orgaan diende te vormen. De medewerkers moesten worden ondergebracht verdeeld over de bestaande kantoorlocaties. Deze invulling geschiedde conform een al opgestelde planning (relatieschema) volgens een projectmatige aanpak. In het projectmanagement werd uitgegaan van een multidisciplinaire aanpak. Dit betekende dat alle betrokkenen vanaf het begin betrokken waren en gedurende het project geïnformeerd werden. Dit om het draagvlak voor de implementatie en de betrokkenheid bij het verhuisproject te vergroten.
De taken bestonden uit het uitvoeren van diverse activiteiten in relatie tot het herhuisvestingproject, waaronder het maken van vlekken- en inrichtingsplannen en een communicatieplan. Belangrijk was dat gedurende het gehele project contact werd onderhouden met de betrokken medewerkers op de diverse locaties, onder aansturing van de voorzitter van de fusie werkgroep. Tevens werd er op toegezien dat het contract op juiste wijze werd vertaald en geïmplementeerd op de werkvloer.