AEO Informatie De Authorised Economic Operator certificering is ontstaan naar aanleiding van de terroristische aanslagen in de V.S. op 11 september 2001. Na deze aanslagen wilde de Amerikaanse overheid ervoor zorgen dat iets dergelijks niet meer zou gebeuren. Er zijn dan ook veel maatregelen getroffen om de veiligheid te verhogen. Met name in de burgerluchtvaart is dit merkbaar. De controles bij vluchten van en naar de V.S. zijn veel intensiever en strenger geworden. Het risico van een terroristische aanslag zit echter niet alleen in vervoer van personen, maar ook in het vervoer van goederen. De V.S. wilden dan ook de goederenstromen beter beveiligen. Als daarbij voor eenzelfde aanpak als bij de burgerluchtvaart gekozen zou worden, zou dat zeer ten nadele van de Amerikaanse economie zijn. Strengere, intensievere en dus langere controles op goederen zouden veel oponthoud betekenen. Na overleg tussen het Amerikaanse bedrijfsleven en douane (Customs and Border Protection) is C-TPAT (Customs and Trade Pact Against Terrorism) ontstaan. C-TPAT is een certificering voor bedrijven waarbij zij voor de douane aantonen dat het bedrijf "Veilig en Betrouwbaar" is. De douane kan zich dan bij haar controles volledig richten op de niet-gecertificeerde bedrijven. Zo is het toch mogelijk de goederenstromen beter te beveiligen zonder de economie al te veel te schaden. Ook in Madrid en Londen zijn aanslagen gepleegd en ook de EU (welke een douane-unie vormt) wil de goederenstromen beveiligen tegen terrorisme. Zij kiezen daarbij voor dezelfde aanpak als de V.S.: door bedrijven die deel uitmaken van de internationale goederenketen eenmalig, grondig te controleren op hun activiteiten, ze vervolgens als veilig en betrouwbaar te bestempelen en de verdere controles te richten op de niet-gecertificeerde bedrijven. In Europa heet de certificering Authorised Economic Operator (AEO). De taak van het certificeren ligt hierbij (net als in de V.S.) bij de douane, omdat de douane de overheidsinstantie is die de internationale goederenstromen controleert. Verschillende statussen Er zijn drie verschillende AEO-statussen: 1. AEO-douane 2. AEO-veiligheid 3. AEO-douane en veiligheid Elke status levert verschillende (wettelijke) voordelen voor gecertificeerde bedrijven. Naast de wettelijke voordelen zijn nog andere voordelen verbonden aan de AEO-status. Voor een compleet overzicht van de voordelen zie hieronder: De voordelen van de AEO status. Voor wie is de AEO-certificering bedoeld? Authorised Economic Operator (Geautoriseerde Marktdeelnemer) wordt gedefinieerd als: "een marktdeelnemer die voor de gehele Europese Gemeenschap als veilig en betrouwbaar bestempeld kan worden, met betrekking tot zijn douaneactiviteiten, en op basis daarvan voordelen kan genieten in de gehele Gemeenschap. Economic Operators, of marktdeelnemers zijn bedrijven die een schakel vormen in de internationale toeleveringsketen. De internationale toeleveringsketen omvat het gehele productieproces, dat wil zeggen vanaf de productie van de goederen tot de levering aan de eindgebruiker, met inbegrip van de uit- en invoer van die goederen van en naar de EU. Dit betekent dat alle bedrijven die te maken hebben met goederenzendingen van en naar buiten de EU in aanmerking komen voor een AEO certificaat.     De schakels van de internationale toeleveringsketen bestaan uit vele verschillende bedrijven met ieder zijn eigen activiteiten en verantwoordelijkheden. De verschillende bedrijven zullen dan ook bij de aanvraag voor een AEO-status op verschillende wijze beoordeeld moeten worden. Om dat te doen worden de volgende "actoren" onderscheiden, waarmee iedere marktdeelnemer zich kan identificeren: Producent Exporteur  Expediteur  Entrepothouder  Douane-expediteur  Vervoerder  Importeur Eén bedrijf kan meerdere actoren in de toeleveringsketen vertegenwoordigen en meerdere bedrijven kunnen samen de rol van één actor hebben. Een bedrijf dat deel uitmaakt van de keten en de AEO-status wil verwerven zal hoe dan ook moeten voldoen aan de vereisten die gelden voor haar rol. Als meer bedrijven in de keten AEO zijn, wordt deze veiliger en zullen meer voordelen behaald kunnen worden met de status.    AEO certificering Om een AEO certificaat te verwerven moet een bedrijf een aanvraag indienen bij de douane. Deze aanvraag bestaat uit drie onderdelen, te weten de aanvraag (met algemene gegevens), de AEO-verklaring (waarin wordt verklaard bekend te zijn met douane wetgeving, de eisen en de gevolgen van de aanvraag) en de samenvatting van het AEO-Selfassesment. AEO-Selfassessment Bij een AEO-Selfassessment komen de volgende bedrijfsonderdelen aan bod: 1. Het bedrijf (algemene beschrijving van de organisatie en haar activiteiten); 2. De staat van dienst op het gebied van het naleven van voorschriften (hierbij moet beschreven worden of het bedrijf in het verleden voldaan heeft aan (douane)voorschriften en aangeven welke maatregelen genomen worden om te voorkomen dat er onregelmatigheden ontstaan); 3. Boekhouding en logistiek van het bedrijf (hierbij moet bewezen worden dat de boekhouding kloppend en transparant is en dat de goederenstromen te volgen zijn); 4. Solvabiliteit (hierbij moet bewezen worden dat het bedrijf financieel gezond is); 5. De Veiligheid (hierbij moet bewezen worden dat er voldoende maatregelen op het gebied van veiligheid in de zin van terrorisme genomen zijn. Daarbij komen goederen-, informatie- en personeelsbeveiliging aan bod). Open normstelling Het bedrijf dat het certificaat aanvraagt, moet eerst zelf de risico's bepalen die voor haar gedeelte van de toeleveringketen kunnen ontstaan. Daarna moet wederom zelf beoordeeld worden, of voldoende maatregelen tegen deze risico's zijn getroffen. Als zou blijken dat het bedrijf daartegen niet (voldoende) gewapend is, moeten aanvullende maatregelen getroffen worden. Indien er risico's zijn die niet afgedekt kunnen worden, moet dit gemotiveerd worden.     Wanneer een bedrijf voldoende maatregelen heeft getroffen voor de certificering is niet duidelijk. De douane hanteert een "open normstelling" bij haar beoordeling. Dit betekent dat zij de aanvragen voor ieder bedrijf verschillend beoordelen. Wel is duidelijk dat een bedrijf de AEO status verwerft als er: Een passende staat van dienst op het gebied van de nakoming van douanevereisten is  Een deugdelijke handels- en, in voorkomend geval, vervoersadministratie is Een gezonde financiële situatie is  Passende veiligheidsnormen zijn genomen AEO dienstverlening  Er is een individuele benadering nodig voor elk bedrijf omdat de douane een open norm stelling hanteert.  De normen zijn vastgelegd in de Europese "AEO Guidelines" die elk land ook nog eens op eigen wijze kan interpreteren.  Door deze benadering is het voor ondernemingen moeilijk om voor zichzelf te beoordelen wanneer het bedrijf "veilig en betrouwbaar" is. Dit geldt zowel op het gebied van veiligheid, als op het gebied van douane. Een correcte beoordeling vereist specialistische kennis, die bij slechts weinig bedrijven in eigen huis beschikbaar is. Trigion en Maco Customs Service kunnen u in een kosteloos, vrijblijvend en persoonlijk gesprek toelichten wat de AEO certificering voor uw onderneming betekent. Door de vele jaren praktische ervaring en gedegen vakkennis van de douane- en veiligheidsspecialisten van Maco en Trigion, zijn wij in staat om te beoordelen wanneer de douane uw onderneming als veilig en betrouwbaar beschouwt.  Maco en Trigion bieden gezamenlijk een laagdrempelige, kostenvriendelijke en efficiënte AEO dienstverlening die speciaal ontwikkeld is voor het MKB. Met deze dienstverlening wordt bepaalt in hoeverre uw onderneming al "klaar" is voor de AEO. Wij helpen u met het nemen van maatregelen als dat nodig is en u wordt begeleid bij de aanvraag. De AEO dienstverlening ziet er als volgt uit: Volgend op het eerste gesprek wordt een nader onderzoek gedaan; de AEO Scan.  Hierbij wordt onderzocht hoe de huidige stand van zaken t.o.v. de AEO bij het bedrijf is. Maco zal hierbij behandelen het naleven van douanevoorschriften en de deugdelijkheid van de financiële en logistieke administratie. Trigion behandelt de fysieke, ICT en personele veiligheidseisen. Daarop volgend wordt verslag uitgebracht over de bevingdingen uit het onderzoek en wordt beoordeeld of het bedrijf "klaar" is voor de AEO. Als uit het onderzoek blijkt dat uw bedrijf niet aan de eisen voldoet, kan vervolgens geadviseerd worden welke maatregelen getroffen kunnen worden. Maco en Trigion kunnen bij de planning en implementatie hiervan ook van dienst zijn. Tot slot zullen Maco en Trigion uw bedrijf begeleiden in de aanvraag en indien nodig, daarover namens het bedrijf met de douane communiceren. Aangezien een als AEO gecertificeerd bedrijf verplicht is, regelmatig vast te stellen of hij nog aan de eisen voldoet en eventuele wijzigingen op eigen initiatief moet doorgeven aan de douane, kunnen afspraken gemaakt worden om jaarlijks een update uit te voeren. De advisering van Maco en Trigion is er volledig op gericht om uw onderneming zo gemakkelijk, snel en efficiënt mogelijk als AEO te certificeren, zodat de voordelen van de status opwegen tegen de kosten. Inmiddels hebben al meerdere bedrijven ervoor gekozen om door Maco en Trigion begeleid te worden in het AEO certificeringstraject. Hiertoe behoren exporteurs, importeurs, producenten, transporteurs en expediteurs van groot tot klein. Als u ook gebruik wenst te maken van deze AEO dienstverlening, of meer informatie wilt, kunt u contact op nemen met Maco Customs Service (www.maco.nl). AEO voordelen  Bij het verkrijgen van een AEO status komt voor een bedrijf vanzelfsprekend ook vele voordelen bij kijken. De AEO status wordt in alle EU-lidstaten erkend, dus het bedrijf kan dan ook in alle lidstaten gebruik maken van de voordelen. Hieronder vindt u een overzicht van alle voordelen die een AEO-status met zich meebrengt. 1. Wettelijke voordelen De houder van een AEO-douane certificaat: komt eerder in aanmerking voor douanevereenvoudigingen wordt aan minder fysieke en documentaire controles onderworpen wordt bij voorrang gecontroleerd indien hij voor een controle wordt geselecteerd kan verzoeken dat een controle op een bepaalde plaats geschiedt De houder van een AEO-veiligheid certificaat: kan in aanmerking komen voor de voorafgaande kennisgeving bij controles behoeft minder gegevens te verstrekken in de summiere aangiften wordt aan minder fysieke en documentaire controles onderworpen wordt bij voorrang gecontroleerd indien hij voor een controle wordt geselecteerd kan verzoeken dat een controle op een bepaalde plaats geschiedt De houder van een AEO-douane en veiligheid certificaat verwerft alle wettelijke voordelen 2. Commerciële voordelen   Voor klanten en leveranciers is de AEO, net als bij ISO, een bewijs dat bepaalde processen in de organisatie goed geregeld zijn. Zo moet een AEO bijvoorbeeld financieel gezond zijn, hij mag geen fraude gepleegd hebben en de goederenadministratie moet transparant zijn. Al deze zaken geven aan dat een AEO een betrouwbare partner is. Omdat ook expediteurs en transporteurs willen profiteren van de AEO status, bestaat de mogelijkheid dat zendingen gescheiden worden in gecertificeerde en niet-gecertificeerde. Het is dan wenselijk om de goederen bij een gecertificeerde lading te hebben zitten, omdat deze sneller afgehandeld zullen worden. Daardoor ontstaat een betere onderhandelingspositie, omdat een AEO onder andere bewezen heeft dat hij betrouwbaar en veilig is. Hierdoor kunnen bijvoorbeeld langere betalingstermijnen, of lagere verzekeringspremies bedongen worden. Zo kan de AEO status extra financiële voordelen en een snellere logistieke afhandeling opleveren. 3. Internationale voordelen Om de internationale toeleveringsketens optimaal te beveiligen, is samenwerking met derde (niet-EU) landen vereist. Er wordt dan ook gestreefd naar de wederzijdse erkenning van de AEO status tussen alle landen die een AEO- of gelijkaardig programma uitvoeren. Zo werkt het EU-US Joint Customs Cooperation Committee (JCCC) momenteel aan de wederzijdse erkenning van de AEO- en de C-TPAT status, maar er zijn ook initiatieven met andere landen, zoals China, Canada en Australië. De WDO (Wereld Douane Organisatie) ontwikkelt momenteel één unaniem douane veiligheidsprogramma voor alle 166 aangesloten landen; het Framework of Standards to Secure and Facilitate Global Trade. Inmiddels hebben meer dan 70 landen toegezegd het Framework te implementeren. Dit alles betekent dat in de nabije toekomst een AEO gecertificeerd bedrijf ook in andere landen van douane versoepelingen en vereenvoudigingen kan profiteren. 4. Efficiency voordelen Om AEO te worden moet een bedrijf aan veel en hoge eisen voldoen. Deze eisen zijn bedoeld om de risico's van terrorisme te bestrijden, maar de verbeteringen die in dit kader gedaan worden leveren vaak ook efficiency voordelen op. Enkele voorbeelden: Het beter kunnen volgen van goederen en kapitaal Betere beveiliging tegen diefstal Meer verantwoord werknemersbeleid Verbeterde werkprocessen Deze voordelen kunt u tevens teruglezen op de website van Maco, onze partner (www.maco.nl).