Referentie - Gemeente Lansingerland

              
Projectomschrijving

Herhuisvesting door fusiegemeenten.

Klantomschrijving

De gemeenten Berkel en Rodenrijs, Bergschenhoek en Bleiswijk (3B-hoek) zijn per 1 januari 2007 gefuseerd en verder gegaan als gemeente Lansingerland. Alle twaalf dezelfde (nieuwe) afdelingen van de drie gemeentelijke organisaties dienden voor de fusiedatum bij elkaar geplaatst te worden. De afdelingen werden verdeeld over de acht bestaande kantoorlocaties.

Opdrachtomschrijving

Vooraf is er een onderzoek uitgevoerd naar de mogelijkheden van huisvesting voor de Gemeente Lansingerland. De voorkeur is uitgegaan naar het realiseren van een nieuw stadskantoor in 2009- 2010. Dit maakte de herhuisvesting van de bestaande locaties per 1 januari 2007 tijdelijke. Door een efficiëntere verdeling zijn er een aantal locaties afgestoten. De herhuisvesting omvatte ongeveer 7000 m2 en 440 werkplekken. Per 1 januari 2007 heeft Gemeente Lansingerland 5500 m2 en 370 werkplekken (297 fte).

Resultaten

De verhuizing vond plaats tussen kerst en oud en nieuw. 2 januari 2007 zat iedereen op een nieuwe werkplek. De totale afronding kwam in maart 2007. Deze afronding was inclusief de nazorg en  implementatie van FMIS en een geschreven adviesplan voor de personele inrichting van de facilitaire organisatie bij verhuizing naar één nieuwe kantoorlocatie in 2009-2010.

Bijzonderheden

De projectleider was coördinator van de werkgroep Huisvesting & Facilitaire Ondersteuning en tevens het eerste aanspreekpunt voor de organisatie (hoofden van de nieuwe afdelingen). Zij werd ondersteund door de leden van de werkgroep (incl. ICT) die werkzaam zijn binnen de drie gemeenten. De projectleider was verantwoordelijk voor de juiste coördinatie; bepaling welke afdeling in welke bestaande kantoorlocatie met de daarbij horende werkplekindeling. De intekening gebeurde in samenwerking met de hoofden van de (nieuwe) afdelingen n.a.v. functieplaatsen. NB: de plaatsing van ambtenaren (wie welke functie krijgt, dus welke ambtenaar naar welke kantoorlocatie) was pas bekend op 14 december 2006. Tevens was de projectleider verantwoordelijk voor uitvoering van (voorbereiding) werkzaamheden voor de herhuisvesting dat uiteindelijk eindigde in een verhuizing. In oktober 2006 is projectleider tevens verantwoordelijk gesteld voor de implementatie van een FMIS. In februari 2007 is een adviesplan geschreven voor de personele inrichting van de facilitaire organisatie bij verhuizing naar één nieuwe kantoorlocatie in 2009-2010.